Mỗi công ty hay doanh nghiệp, trước khi thực hiện bất cứ một dự án nào thì cũng cần phải biết các bước tiến hành triển khai dự án sao cho dự án ấy đạt hiệu quả cao nhất. Trong đó, các bước lập quy trình triển khai được đánh giá là bước quan trọng nhất, quyết định sự thành công của doanh nghiệp đó. Vậy, các bạn hiểu như thế nào về kế hoạch triển khai dự án? Đừng bỏ lỡ các thông tin có trong phần giới thiệu sau đây của chúng tôi.
Khái niệm triển khai dự án là gì?
Trong bất cứ một dự án nào của doanh nghiệp thì quá trình mà các bạn tiến hành triển khai dự án chính là các bước mà bạn chuẩn bị cho dự án đó. Bạn sẽ có một khoảng thời gian nhất định, cùng nguồn nhân lực được quy định trước từ đó, đồng thời cũng sẽ được cung cấp một nguồn tài chính cụ thể. Qua bước này, doanh nghiệp của các bạn sẽ có được những mục tiêu vô cùng rõ ràng, cụ thể, chi tiết, tiếp cận được với các đối tượng mong muốn.
Triển khai dự án cũng được hiểu là một cách thức cũng như là một quá trình chuẩn bị, từ đó có thể xây dựng được một dự án hoàn hảo nhất, đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Từ kế hoạch triển khai dự án, doanh nghiệp có thể dễ dàng đạt được cho mình những mục tiêu cụ thể, chỉ trong một khoảng thời gian ngắn.
Bên cạnh đó, triển khai dự án cũng được ví như là một quá trình xây một tòa nhà cao tầng và để có thể xây dựng được tới những tầng cao ở phía trên thì lúc này cũng cần tới sự hỗ trợ và nỗ lực của toàn bộ những người có tham gia tại dự án đó. Mỗi một tầng của tòa nhà sẽ được xem như là một quá trình mà dự án ấy bắt buộc phải trải qua và lúc này kết quả đạt được sẽ do quá trình đó quyết định trực tiếp.
Bởi dựa trên lý thuyết là một phần nhưng thực tế sẽ luôn có những sự khác biệt nhất định. Chính vì điều này, trong quá trình triển khai dự án thì doanh nghiệp vẫn luôn có thể thay đổi sao cho phù hợp.
>> Xem thêm: Dịch vụ SEO từ khóa uy tín – Đẩy website lên vị trí hàng đầu với từ khóa đáng tin cậy
Vì sao nên lập kế hoạch triển khai dự án?
Việc lập kế hoạch triển khai dự án trước khi thực thi là giai đoạn vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp. Nếu như có được một dự án chi tiết thì sẽ tránh được rất nhiều các rủi ro, đồng thời cũng giúp các nhà quản lý có thể nắm rõ hơn các công việc theo thứ tự ưu tiên cũng như có thể kiểm soát được công việc, tiến độ một cách dễ dàng, chủ động hơn. Cụ thể là một vài vai trò lớn như sau:
- Xác định được công việc, tránh việc chồng chéo: Khi lập kế hoạch cho một dự án, chúng ta biết phải làm gì trước và làm gì sau. Nhờ đó, doanh nghiệp của bạn vừa đảm bảo hoàn thành mục tiêu, vừa tránh được công việc trùng lặp. Không chỉ vậy, khi sắp xếp công việc một cách khoa học và có trật tự, quy trình làm việc sẽ được diễn ra suôn sẻ hơn.
- Kiểm soát và theo dõi tiến độ công việc: Trong quá trình làm việc, các công việc có cùng mục tiêu sẽ được đưa vào lịch trình chung và được theo dõi hàng ngày. Như vậy, bạn sẽ tránh được việc bỏ sót công việc hoặc chậm tiến độ ảnh hưởng đến mục tiêu chính của dự án.
- Tận dụng mọi thứ tốt nhất: Thông qua chương trình này, bạn có thể tận dụng tối đa các nguồn lực của công ty và giúp chúng tôi tránh lãng phí không cần thiết. Quá trình phân bổ nguồn lực sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn khi các nhiệm vụ được sắp xếp một cách khoa học. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm công sức, thời gian và tiền bạc mà còn tăng năng suất.
- Quản lý thời gian, giảm thiểu rủi ro hiệu quả: Xây dựng được một kế hoạch hiệu quả sẽ giúp các thành viên trong nhóm có thể kiểm soát từng công đoạn một cách có hiệu quả. Đồng thời qua đó thì kết quả đạt được sẽ tốt hơn.
- Chủ động phát triển: Khi doanh nghiệp đã tạo lập được một kế hoạch chi tiết thì các bạn sẽ biết được đang phát triển theo hướng nào và đâu sẽ là mục tiêu mà các bạn cần phải hướng đến trong khoảng thời gian sắp tới. Thêm vào đó, việc sở hữu một kế hoạch triển khai chi tiết cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể nhìn nhận rõ hơn về vấn đề, đặc biệt là với các ưu điểm cũng như nhược điểm, từ đó khắc phục nhanh chóng.
>> Xem thêm: Tận dụng đào tạo SEO online để nắm bắt kỹ năng tối ưu hóa trang web.
Các bước triển khai dự án
Trước hết, để có thể triển khai được một dự án thành công thì lúc này các bạn cũng cần phải xây dựng được 1 quy trình sao cho dự án đó đạt hiệu quả cao nhất. Sau đây, hãy cùng đến với quy trình triển khai dự án hiệu quả mà các bạn có thể tham khảo trước khi tiến hành.
Trước quá trình triển khai dự án
Các bước chuẩn bị triển khai một dự án nào đó cũng cần trải qua khá nhiều công đoạn, cụ thể như sau:
Chuẩn bị để triển khai dự án
Trước khi bắt đầu, các bạn cần xác định thật chính xác xem đâu mà mục tiêu cụ thể mà các bạn mong muốn đạt được sau khi dự án đã hoàn thành. Đây cũng chính là bước chuẩn bị vô cùng quan trọng trong quá trình triển khai dự án của mình.
Ngoài ra, các bạn cũng nên lưu ý rằng mục tiêu mà các bạn đề ra cho kế hoạch bắt buộc phải thiết thực và lúc này doanh nghiệp cần bám sát vào mục tiêu đó trong suốt quá trình triển khai dự án. Hơn nữa, xác định được đúng mục tiêu cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể lựa chọn được các nhà cung cấp phù hợp cho dự án mà mình triển khai.
Khi đã hoàn thành công đoạn xác định mục tiêu thì lúc này các bạn cũng cần phải thực hiện quy trình tổng thể cho cả dự án của mình. Đặc biệt, lúc này doanh nghiệp cũng cần phải chuẩn bị thật tốt về mặt tinh thần cũng như sự uy tín, tin tưởng lẫn nhau. Đồng thời cũng nên xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, từ đó quá trình triển khai dự án sẽ diễn ra thuận lợi hơn.
Đánh giá mức độ khả thi của dự án
Sau khi đã xong quá trình triển khai cũng như đưa ra các mục tiêu cần hướng đến thì lúc này doanh nghiệp sẽ cần phải tạo lập kế hoạch cũng như đánh giá được mức độ khả thi của dự án. Ngoài ra, đây cũng chính là cơ hội cũng như là một thời điểm tốt để các thành viên trong dự án bắt đầu lên các phác thảo về ý tưởng.
Thêm vào đó, để quá trình triển khai dự án diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cũng nên xem xét về nhu cầu tài chính cũng như nguồn lực để quá trình triển khai đạt được kết quả như ý muốn.
Lên kế hoạch chi tiết và cụ thể cho dự án
Bước này được đánh giá là bước quan trọng nhất trong quá trình doanh nghiệp triển khai dự án, đây cũng chính là nền móng cho sự đầu tư cũng như quyết định nỗ lực của doanh nghiệp.
Chính vì vậy, nếu như doanh nghiệp tạo được cho mình một bản kế hoạch thật chi tiết, cụ thể thì dự án sẽ phần nào giảm thiểu các những rủi ro, từ đó đảm bảo rằng quá trình triển khai dự án sẽ không gặp bất cứ trở ngại nào.
Việc triển khai kế hoạch dự án cũng tương tự như một tấm bản đồ, trong đó đã hiện rõ về điểm đích cũng như lộ trình đã được lên sẵn. Công việc tiếp theo mà các nhà quản lí cần thực hiện đó chính là lên các mốc thời gian cụ thể, tạo lập các phương hướng cũng như hành trang.
Mặc dù một bản dự án có thể dễ dàng thay đổi lộ trình thế nhưng phần lớn điểm đến sẽ ít bị biến động. Dựa vào điều này mà các thành viên trong dự án cũng như các nhà quản lí có thể điều chỉnh lộ trình sao cho thật phù hợp với hoàn cảnh hiện tại. Ngoài ra, cũng nên chú ý tới yếu tố thời gian cũng như giới hạn tài chính và nguồn lực đã được chuẩn bị sẵn cho dự án đó.
>> Xem thêm: Tại sao nên đầu tư vào quảng cáo Google trọn gói cho doanh nghiệp của bạn
Quá trình triển khai dự án
Tại quá trình triển khai dự án, bao gồm 2 công đoạn như sau: Thực thi quá trình triển khai và kiểm soát dự án. Cụ thể cùng đến với chi tiết về 2 công đoạn đó qua phần tiếp theo:
Thực thi quá trình triển khai dự án
Khi mà doanh nghiệp đã thành công trong việc lập kế hoạch cũng như triển khai dự án thì lúc này các nhà quản lý sẽ đóng vai trò thực thi dự án đó. Các quản lý trong từng doanh nghiệp cụ thể sẽ được chia thành rất nhiều các công việc, đảm nhiệm vai trò cũng như cơ cấu của dự án, từ đó sẽ tiến hành truyền đạt tới từng thành viên, đồng thời cũng cần phải đi kèm với trách nhiệm cụ thể. Và mỗi vị trí thành viên sẽ có mục tiêu và thời hạn nhất định.
Ngoài ra, giai đoạn này cũng được xem như là một giai đoạn đòi hỏi rất nhiều về sự kết nối và giao tiếp giữa các thành viên trong đội, trong dự án đó. Ngoài ra các nhà quản lí cũng nên chú ý thêm về việc kiểm soát chặt chẽ về thời gian, chi phí cũng nguồn lực tham gia.
Thực thi dự án là một công đoạn cần phải có nhiều thời gian để có thể thực hiện, đồng thời cũng cần đảm bảo rằng hiệu suất phải luôn giữ ở mức ổn định, đi đúng hướng theo kế hoạch đã đề ra từ ban đầu.
Và để có thể thực hiện được tốt điều này thì các nhà quản lí cũng sẽ cần phải so sánh tiến độ cũng như báo cáo với kế hoạch mà mình xây dựng từ ban đầu. Từ đó sẽ có thể đưa ra những điều chỉnh sao cho phù hợp với tất cả các bên có liên quan trong dự án đó.
>> Xem thêm: Cách đặt tiêu đề – Mẹo giúp tối ưu hóa tiêu đề cho nội dung trang web
Kiểm soát toàn bộ dự án
Lúc này việc kiểm soát toàn bộ dự án cần sự liên tục, chỉ có như thế thì mới có thể đảm bảo được chất lượng cũng như tiến độ của triển khai dự án. Thêm vào đó, để diễn ra dễ dàng hơn thì doanh nghiệp cũng sẽ cần phải bám thật sát vào các yêu cầu của toàn bộ dự án, đồng thời chú ý tới chi phí cũng như là nguồn tài nguyên đã được chuẩn bị sẵn.
Và với những dự án sở hữu quy mô lớn cũng như là nhiều công việc thì quá trình kiểm soát chi tiết sẽ thường không chắc chắn và đa phần sẽ tốn rất nhiều thời gian. Chính vì điều này, nếu như doanh nghiệp biết vận dụng, kết hợp cùng các giải pháp cũng như các công cụ kiểm soát vào trong dự án của mình thì quá trình quản lí, theo dõi cũng như giám sát dự án cũng sẽ chính xác, nhanh chóng hơn bao giờ hết.
Kết thúc quá trình triển khai dự án
Khi dự án kết thúc thì nó cũng đồng nghĩa với việc đã hoàn thành tất cả các mục tiêu được đề ra từ ban đầu hoặc khi đã có dấu hiệu yêu cầu dừng lại từ các nhà quản lý hoặc ban lãnh đạo trực tiếp đồng thời cũng có thể là do khách hàng, bên thẩm quyền của dự án. Và cho dù dự án có kết thúc bởi lí do gì đi chăng nữa thì lúc này các nhà quản lý cũng sẽ có trách nhiệm xem xét lại các bước theo thứ tự, đưa ra đánh giá và so sánh các mục tiêu của dự án.
Bên cạnh công đoạn chính là thống kê tài chính, nguồn lực, bàn giao lại các sản phẩm thì các nhà quản lý cũng cần đánh giá lại toàn bộ công tác trong suốt quá trình triển khai của dự án đó. Qua đây, cũng có thể đóng góp, đưa ra những kinh nghiệm cho từng công đoạn, tránh lặp lại các sai sót sau này và đặc biệt là vận dụng các kiến thức này để có thể hoàn thành các dự án tiếp theo một cách hoàn chỉnh hơn.
Mỗi một công đoạn có trong quá trình triển khai dự án đều đòi hỏi thực hiện nhiều các hành động khác nhau cũng như phải kết hợp cùng nhiều các kỹ năng. Cho đến khi dự án đó đã được hoàn thành thì lúc này doanh nghiệp cũng cần bắt đầu rà soát cũng như đánh giá lại toàn bộ dự án, sau đó mới có thể tiến hành sửa đổi dự án hoặc tiến tới các giai đoạn tiếp theo đó.
Toàn bộ bài viết phía trên của chúng tôi là những chia sẻ mà các doanh nghiệp cần lưu ý khi tiến hành xây dựng triển khai dự án. Mong rằng với các bước hướng dẫn trên, doanh nghiệp sẽ xây dựng được một kế hoạch thật chi tiết, đảm bảo đúng mọi yêu cầu.
>> Xem thêm: Mô hình kinh doanh – Tạo nền tảng cho sự thành công kinh doanh