Ngày nay tất cả mọi người đều bận rộn với công việc. Nhiều người còn cảm thấy có hàng tá công việc phải thực hiện nhưng thời gian lại không đủ. Đây cũng là nguyên nhân khiến checklist ra đời. Vậy bạn có biết cụ thể checklist là gì chưa? Checklist và to do list có điểm gì khác biệt? Hãy cùng giải đáp chi tiết qua bài viết chia sẻ ngay sau đây.
Checklist là gì?
Checklist được hiểu đơn giản là danh sách những công việc cụ thể nhằm hướng tới việc thực hiện mục tiêu lớn và đảm bảo công việc được diễn ra theo đúng thời gian, đúng quy trình, không bị bỏ sót.
Theo đó để có 1 checklist chuẩn thì người thực hiện cần liệt kê những đề mục từ nhỏ tới lớn trong một ngày thật rõ ràng. Hiện nay, hình thức này đã được ứng dụng vô cùng rộng rãi trong những ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. Đặc biệt không chỉ những người lãnh đạo mà cả nhân viên cũng dùng checklist để có thể đảm bảo hoàn tất khối lượng công việc.
Bên cạnh đó nó còn giúp chúng ta có thể theo dõi và hoàn thiện nhiệm vụ một cách chuyên nghiệp. Checklist thông thường sẽ xuất hiện dưới dạng danh sách kèm những ô trống nằm ở đầu trang bên trái. Như vậy người thực hiện có thể dễ dàng đánh dấu tích hoặc nhân vào ô khi đã thực hiện xong những đề mục được đặt ra.
>> Xem thêm: Tận dụng dịch vụ SEO tổng thể từ khoá website – Đưa website lên tầm cao mới
Mục đích dùng bảng checklist trong công việc
Vậy mục đích dùng bảng checklist trong công việc là gì? Theo đó mỗi ngày chúng ta cần thực hiện cũng như hoàn thành nhiều công việc khác nhau. Vì vậy nếu không kiểm soát công việc một cách khoa học bạn sẽ cảm thấy thiếu thời gian và công việc sẽ luôn bị trì trệ dẫn tới stress, dù cho công việc của bạn đã hoàn thành được 1 nửa.
Do đó trong công việc, việc sử dụng checklist sẽ đem tới rất nhiều lợi ích dành cho bạn. Cụ thể
Đối với nhân viên
Sử dụng checklist sẽ giúp nhân viên có thể:
- Dễ dàng ghi nhớ tất cả nội dung công việc mà bạn phải thực hiện.
- Giúp kiểm soát được thời lượng cần thiết cho mỗi công việc.
- Có thể sắp xếp công việc của bạn theo thứ tự một cách dễ dàng. Sắp xếp công việc từ nhỏ tới lớn, việc nào cần làm trước, việc nào cần làm sau, đảm bảo hợp lý và khoa học.
Nhờ vào đó bạn sẽ hoàn thành được lượng lớn công việc theo đúng với kế hoạch và mục tiêu đã đề ra trước đó. Ngoài ra nhờ vào checklist công việc, những bộ phận trong doanh nghiệp, công ty sẽ phối hợp với nhau làm việc để có thể đảm bảo toàn bộ quy trình phục vụ cho khách hàng được diễn ra suôn sẻ, duy trì những tiêu chuẩn của khách sạn, nhà hàng. Bên cạnh đó còn đáp ứng được đúng tiến độ và đem tới sự hài lòng cao nhất cho khách hàng.
Đối với cấp quản lý
Checklist đối với những cấp quản lý sẽ giúp họ hình dung được tổng thể những công việc có tác động tới kết quả. Nhờ vào đó đưa ra những định hướng và phân công nhân sự sao cho phù hợp nhất với mỗi vị trí, nhiệm vụ để từ đó hoàn thành được mục tiêu chung.
Trong trường hợp nếu có bất cứ một sai sót nào xảy ra người quản lý cũng phát hiện một cách dễ dàng và đưa ra những giải pháp để khắc phục cũng như có cơ sở đánh giá đúng năng lực nhân sự.
>> Xem thêm: Dịch vụ viết content chất lượng – Khám phá nguồn tài nguyên nội dung đa dạng.
Ứng dụng của checklist trong các ngành nghề và công việc
Checklist công việc ngày nay đang được ứng dụng trong đa dạng ngành nghề khác nhau. Vì nó đem tới rất nhiều lợi ích cho người dùng. Theo đó dưới đây là những ứng dụng phổ biến của việc checklist công việc, cụ thể:
- Lập danh sách cũng như kiểm tra trước những chuyến bay để có thể đảm bảo an toàn di chuyển và những mặt hàng quan trọng không thể bị bỏ lỡ.
- Checklist giúp đối phó với những sự việc phức tạp trong thực hành chuyển động.
- Giúp đảm bảo chất lượng công nghệ phần mềm, ngăn ngừa lỗi, kiểm tra quy trình một cách đầy đủ và tiêu chuẩn hóa.
- Giúp giảm thiểu khiếu nại liên quan tới các sơ suất trong trách nhiệm công cộng nhờ vào việc cung cấp những chứng cứ hệ thống quản lý rủi ro đang sử dụng.
- Những nhà đầu tư thường sử dụng checklist trong suốt quá trình đầu tư.
- Giúp theo dõi toàn bộ bộ sưu tập thẻ thể thao. Theo đó chức năng của thẻ này là kiểm tra việc cung cấp những thông tin về nội dung. Như vậy checklist được xem là công cụ vô cùng phổ biến, thường được chèn một cách ngẫu nhiên trong mỗi gói.
Những ưu và nhược điểm khi Checklist công việc
Như vậy có thể thấy được rằng ngày nay bảng checklist công việc được ứng dụng rất phổ biến cả những cấp quản lý và nhân viên. Khi thực hiện Checklist công việc bạn sẽ nhận thấy một số ưu và nhược điểm nhất định sau đây:
>> Xem thêm: Bí quyết thành công khi sử dụng dịch vụ quảng cáo Google cho doanh nghiệp
Ưu điểm
Theo đó việc checklist công việc sẽ có những ưu điểm nổi bật sau đây:
- Khả năng ứng dụng vô cùng điển hình trong các ngành nghề khác nhau từ hỗ trợ công việc tới đảm đảo tất cả hoạt động được diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao.
- Checklist công việc giúp hỗ trợ việc kiểm soát cũng như nâng cao năng lực hoàn thành công việc của những nhân viên trong công ty, doanh nghiệp.
- Mỗi một nhà quản lý cần xây dựng 1 bản checklist riêng dựa vào quy mô công việc, nhu cầu cơ sở của công việc và quy định làm việc. Như vậy sẽ giúp bạn bám sát được công việc một cách dễ dàng hơn.
- Bên cạnh đó để xác định được nội dung checklist là gì phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản nhất. Tuy nhiên vẫn phải đảm bảo đem tới hiệu quả cao nhất trong công việc.
Nhược điểm
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên thì checklist đầu việc cũng có một số mặt hạn chế nhất định mà bạn cần lưu ý. Cụ thể:
- Khi phụ thuộc vào checklist quá mức chúng ta rất dễ bị cản trở khi trực tiếp xử lý những tình huống cấp thiết về thời gian. Như vậy danh sách checklist không nên áp dụng trong các trường hợp có tính khẩn cấp như thế này.
- Trong quá trình đào tạo một cách chuyên sâu gồm các danh sách checklist kiểm tra nên tích hợp dùng chung với kĩ thuật để có thể thích ứng tốt hơn.
>> Xem thêm: SERP – Hiểu về kết quả trang tìm kiếm
Phân biệt to do list và checklist
Như vậy có thể thấy được rằng checklist ngày nay đang được ứng dụng rất phổ biến, giúp quản lý công việc tốt hơn. Tuy nhiên thông thường chúng ta rất dễ bị nhầm lẫn giữa 2 khái niệm “to do list” và “checklist”. Vậy 2 cụm từ này có điểm gì khác biệt?
- “To do list” được biết tới là hành động chỉ đưa ra các việc cần thực hiện, các đầu việc có thể sẽ không liên quan tới nhau. Ví dụ như những việc cần phải làm trong chiều nay.
- Tuy nhiên Checklist lại là cụm từ chỉ các việc cần phải thực hiện để hoàn tất 1 quy trình cụ thể nào đó đạt hiệu quả và chất lượng nhất. Bạn phải chắc chắn không bỏ sót bất cứ một quy trình nào giúp công việc hoàn thành tốt nhất.
- To-do list có thể gồm nhiều checklist. Có thể hiểu một cách đơn giản checklist là toàn bộ những bước để một nhiệm vụ trở nên trọn vẹn. Còn to-do list là làm điều gì.
Ví dụ:
“To-do list” tối nay là
- Đi nhà hàng ăn tối.
- Đi siêu thị.
“Checklist” công việc “Tổ chức 1 buổi dã ngoại cho tất cả thành viên trong gia đình” gồm:
- Sắp xếp thời gian.
- Phải thông báo lịch trình cho tất cả những thành viên trong gia đình.
- Liệt kê những thứ cần chuẩn bị và sẽ đi mua.
5 mẫu Checklist trong công việc bằng Excel
Ngoài ra để có thể thực hiện một bảng checklist công việc đầy đủ và chuyên nghiệp nhất bạn có thể tham khảo 5 mẫu sau đây:
Mẫu checklist task dự án
Đây là mẫu dùng định dạng có điều kiện để có thể đánh dấu cột phải “Ưu tiên” cũng như cập nhật tiến độ ở cột “% đã hoàn thành công việc”. Như vậy sẽ giúp bạn kiểm soát được hoạt động của dự án thông qua việc xác thực toàn bộ dữ liệu.
Tại trang tính này sẽ thể hiện những cột khác ví dụ như “Thời gian thực hiện”, “Ngân sách”,… cho một nhiệm vụ cụ thể nào đó.
Mẫu theo dõi tác vụ
Theo đó mẫu này giúp người dùng có thể cập nhật tiến độ của mỗi nhiệm vụ lớn một cách kịp thời. Ở mỗi nhiệm vụ lớn sẽ phân ra những đầu việc nhỏ, khi hoàn thiện mỗi công việc nhỏ bản tính sẽ cập nhật phần trăm hoàn thành công việc nhỏ so với nhiệm vụ lớn một cách tự động.
Theo đó mẫu này sẽ hiển thị theo thứ tự với những vòng tròn có màu sắc khác nhau. Nhiệm vụ quan trọng, cần hoàn thành sớm sẽ tương ứng với màu vòng tròn đậm. Đối với các công việc chưa gấp, chưa cần hoàn thành thì màu sắc vòng tròn cũng nhạt dần.
Như vậy người dùng có thể theo dõi tiến độ của công việc ở thanh “% hoàn thành” một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, ô checkbox ở bên cạnh cũng có thể giúp bạn kiểm soát những công việc đã hoàn thiện một cách hiệu quả.
>> Xem thêm: Core Web Vitals – Yếu tố quan trọng trong trải nghiệm người dùng
Mẫu checklist dạng biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt là dạng biểu đồ thanh ngang giúp người dùng có thể nắm rõ được tên nhiệm vụ, mỗi công đoạn triển khai cũng như thời gian cần để có thể hoàn thành công việc đó. Ở mỗi lĩnh vực, ngành nghề sẽ có những tính chất công việc riêng nên cách thức ứng dụng biểu đồ của mỗi doanh nghiệp cũng có sự thay đổi để phù hợp nhất.
Trong mẫu checklist cho những nhiệm vụ trong dự án mới, biểu đồ này được sử dụng để biến những danh sách dài của những đầu mục công việc thành các biểu đồ trục ngang. Như vậy sẽ dễ theo dõi và dễ nhìn hơn. Trong mỗi mẫu checklist, biểu đồ Gantt được ứng dụng vào việc quản lý nhiệm vụ cũng như tiến độ cho hầu hết những dự án lớn nhỏ.
Khi ứng dụng biểu đồ này việc đầu tiên bạn cần làm là phân chia nhiệm vụ một cách rõ ràng từ những đầu mục, thời gian hoàn thiện để có thể hiển thị những số liệu trên Gantt một cách chính xác.
Mẫu theo dạng danh sách
Theo đó mẫu này vô cùng hữu ích với người dùng. Với những công việc đã được hoàn thiện chỉ cần tích vào ô checkbox để đánh dấu và bảng tính sẽ làm nhạt màu một cách tự động. Sau đó gạch phần chữ này để người dùng có thể nhận biết nhiệm vụ đã hoàn thiện hay chưa một cách dễ dàng
Mẫu checklist công việc mỗi ngày
Mẫu checklist công việc mỗi ngày là liệt kê danh sách những công việc phải giải quyết trong ngày và tránh bỏ sót công việc. Mỗi ngày bất kỳ ai cũng có nhiều công việc phải xử lý. Do đó mẫu checklist hàng ngày giúp mỗi cá nhân có thể theo dõi dễ dàng cũng như thực hiện nhiệm vụ của bản thân một cách tốt nhất.
Checklist là thói quen rất tốt mà bất cứ ai cũng nên làm mỗi ngày. Nó sẽ giúp bạn hoàn thành tất cả công việc cũng như mục tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó sẽ không bỏ sót bất cứ một điều quan trọng nào. Hy vọng với những thông tin được chia sẻ qua bài viết trên cũng như những mẫu checklist công việc gợi ý trên sẽ giúp bạn ứng dụng một cách hiệu quả trong công việc.