Phần mềm lọc mail hỗ trợ nhà triển khai chiến dịch email marketing xây dựng danh sách email cụ thể, phân loại địa chỉ email ảo và thực. Từ đó hỗ trợ tiết giảm tối đa chi phí cũng như công sức, nâng cao hiệu quả chiến dịch. Bài tổng hợp hôm nay sẽ giới thiệu top 7 phần mềm lọc Email sống tốt nhất hiện nay.
Tìm hiểu về phần mềm lọc mail
Khách hàng không muốn bị làm phiền bởi quảng cáo nhưng vẫn muốn nhận voucher giảm giá, quà tặng, tham gia các sự kiện đặc biệt,.. Thường có xu hướng cung cấp địa chỉ email cho phía nhà quảng cáo để nhận tin tức. Những email này không hoạt động thường xuyên, đôi khi còn là email rác.
Trong quá trình chạy chiến dịch email marketing, chắc hẳn nhà quảng cáo không hề muốn bị tốn tài nguyên vào ma trận email ảo này. Dịch vụ hay phần mềm lọc mail ra đời với mục đích hỗ trợ phân tích, kiểm tra từng địa chỉ email trong danh sách email mà người dùng cung cấp.
Với sự hỗ trợ của các phần mềm này, danh sách email của bên thực hiện chiến dịch quảng cáo luôn được lọc thường xuyên. Địa chỉ email không hoạt động hoặc spam email sẽ bị loại ra khỏi danh sách, tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí triển khai chiến dịch.
>> Xem thêm: Dịch vụ SEO website – Chiến lược tối ưu hóa website hiệu quả
Cơ chế hoạt động của phần mềm lọc email
Phần mềm lọc email thường hoạt động theo cơ chế 4 bước cơ bản. Từ bước kiểm tra và xác nhận tổng hợp cho đến bước PING email.
Bước 1: Kiểm tra và xác nhận tổng hợp
Trong bước đầu tiên, hệ thống bắt đầu kiểm tra toàn bộ địa chỉ email có mặt trong danh sách cần lọc. Quá trình lọc thường xét đến 4 yếu tố cơ bản, bao gồm:
- Username: Là phần tên người dùng gồm ký tự chữ cái, chữ số và ký tự đặc biệt.
- @: Những địa chỉ email không hợp lệ thường không kèm theo ký tự @
- Domain: Tên miền chủ yếu xuất hiện trong Email của doanh nghiệp hoặc tổ chức nào đó
- Tên miền cấp cao com, .org, .edu: Sẽ xuất hiện tại phần cuối cùng trong cấu trúc địa chỉ email.
Bước 2: Rà soát danh sách
Sau khi kiểm tra tổng hợp, hệ thống lại tiếp tục xác minh email trong danh sách cần rà soát. Ở bước này, nhiệm vụ của phần mềm lọc mail là so sánh các địa chỉ email với nhau, lọc ra địa chỉ spam, email ảo.
Bước 3: Kiểm tra tên miền
Để xác định tên miền hợp lệ, bên cung cấp dịch vụ làm email thường cần đến phương pháp check đồng loạt MX Record. Người dùng lúc này được hỗ trợ kiểm tra từng tên miền email bằng công cụ MX hoặc chương trình kiểm tra DNS.
Bước 4: PING email
Trong bước cuối cùng này, hệ thống áp dụng quy trình xác minh PING ứng dụng giao thức SMTP. Nhằm tìm ra tất cả địa chỉ email không tồn tại và lọc chúng vào một danh sách riêng.
Các dạng địa chỉ email cần lọc
Thực tế, trong quá trình triển khai một chiến dịch email marketing, bạn cần phải tiến hành lọc khá nhiều dạng địa chỉ email. Chẳng hạn như:
- Địa chỉ email giả: Do khách hàng hoặc đối thủ cố tình cung cấp gây mất thời gian, làm giảm hiệu quả chiến dịch.
- Email ở dạng bẫy thư rác: Tuy hiển thị đầy đủ theo cấu trúc địa chỉ email nhưng lại không hề hoạt động. Không ít trường hợp, thư rác do chính đối thủ tạo ra nhằm hạ thấp tên miền, gây lãng phí thời gian và chi phí cho bên thực hiện chiến dịch quảng cáo.
- Địa chỉ email nhận tất cả: Thực tế, có nhiều dạng tên miền được tạo ra hàng loạt email ẩn danh. Những địa chỉ email nhận tất cả nhưng không hề hoạt động.
- Email không hoạt động: Là dạng email mà người dùng không còn dùng đến khi thay đổi công việc hoặc quên mật khẩu, quên tên đăng nhập.
- Email dùng một lần: Nhiều người dùng hiện nay có xu hướng sử dụng địa chỉ email sử dụng một lần nhằm tránh để lộ thông tin cá nhân, thư rác làm phiền.
- Email khiếu nại: Khiếu nại không cần thiết dễ khiến tên miền của bạn bị hạ thấp. Dịch vụ lọc email chuyên nghiệp sẽ thiết lập một danh sách email dành riêng cho người khiếu nại.
- Email phản ánh vai trò của người đăng ký: Thường có phần đuôi admin@, hr@ hay info@.
>> Xem thêm: Đánh giá khóa học chuẩn SEO: Tìm hiểu về nội dung và phương pháp giảng dạy.
Cách lựa chọn phần mềm lọc email chất lượng
Muốn lựa chọn phần mềm lọc email chất lượng, bạn cần dựa vào yếu tố chính xác và khả năng tích hợp. Cùng với đó là một số yếu tố khác.
Tính chính xác
Một phần mềm lọc địa chỉ email tốt phải đảm bảo tính chính xác cao. Nhiều phần mềm trả phí hiện nay có khả năng là lọc chính xác tới 99%. Đồng thời duy trì tỷ lệ thoát dưới 3% trong quá trình check danh sách.
Nói chung, bạn nên ưu tiên sử dụng phần mềm trả phí thay vì miễn phí. Bởi các phần mềm trả phí sẽ hỗ trợ tính năng nâng cao hơn, hoạt động chính xác và ổn định.
Khả năng tích hợp
Nếu thường xuyên phải lọc email, bạn hãy ưu tiên lựa chọn phần mềm tích hợp đa dạng chức năng, dễ dàng tích hợp vào web hoặc app. Hầu hết phần mềm lọc email hỗ trợ chiến dịch email marketing hiện nay đều tích hợp đa dạng chức năng.
Tốc độ ổn định
Đối với một danh sách email vừa phải thì tốc độ xử lý của phần lớn các phần mềm đều khá nhanh. Thế nhưng nếu cần lọc cùng lúc nhiều danh sách, tốc độ lọc dễ bị giảm xuống. Trước khi lựa chọn phần mềm, bạn nên test thử tốc độ và khả năng hoạt động ổn định hay không.
>> Xem thêm: Lợi ích của dịch vụ quảng cáo Google trọn gói cho doanh nghiệp của bạn
Top 7 phần mềm lọc email trên web / app tốt nhất
Nếu chưa biết nên lựa chọn phần mềm lọc email nào chất lượng, bạn có thể tham khảo qua một vài gợi ý sau đây.
Towerdata
Đây là phần mềm cung cấp bởi Towerdata. Dịch vụ hay phần mềm này cho phép người dùng xác thực email nhanh chóng. Người dùng được hỗ trợ xóa hàng loạt email không đủ tiêu chuẩn ra khỏi danh sách. Từ đó giúp tăng tỷ lệ clip mail, cải thiện tỷ lệ chuyển đổi.
Towerdata không yêu cầu người dùng phải cài đặt Download phức tạp. Với mỗi tài khoản được cung cấp, bạn chỉ cần đăng nhập và sử dụng. Hệ thống hỗ trợ phát triển nhanh danh sách domain có hại, từ khóa spam.
Bên cạnh đó, nhà phát triển mới đây đã bổ sung thêm một vài chức năng khác như:
- Hỗ trợ quản lý cơ sở dữ liệu domain
- Cung cấp số dữ liệu hoạt động chính xác của từng email trong danh sách cần kiểm tra
- Cung cấp tới 30 chương trình phán đoán, loại địa chỉ email không đảm bảo yêu cầu
Towerdata đảm bảo độ chính xác lên tới 95%. Đối với tài khoản mới, người dùng có thể lọc tối đa 100 địa chỉ. Còn với bản trả phí, bạn cần trả trung bình 0.009 USD cho mỗi lần lọc và truy vấn.
>> Xem thêm: LSI Keywords – Tìm hiểu về từ khóa liên quan ngữ nghĩa trong SEO
EmailMarker
EmailMarker được thiết kế như một công cụ cho phép lọc nhanh địa chỉ email ảo, không đủ yêu cầu trong danh sách. Độ chính xác trong quá trình lọc lên tới 97%. Người dùng có thể xử lý 100.000 địa chỉ email trong khoảng thời gian chưa đến 4 giờ.
Phần mềm này sẽ hỗ trợ người dùng kiểm tra email hoạt động theo thời gian thực, phát hiện nhanh domain xấu, các từ khóa spam.
Ngoài ra còn phải kể đến vô số tính năng hữu ích khác hỗ trợ quá trình. Chẳng hạn như:
- Tính năng chống trùng nhập địa chỉ, giúp xác định nhanh địa chỉ trùng lặp và loại bỏ ra khỏi danh sách
- Tính năng xác định dạng địa chỉ email không đúng yêu cầu hay không hợp lệ
- Tính năng xác định tình trạng hoạt động của Email
- Hỗ trợ xuất và nhập danh sách địa chỉ email từ MailChimp
- Tính năng lọc domain chất lượng
EmailMarker cùng tất cả gói dịch vụ miễn phí và trả phí. Với gói trả phí, bạn cần trả từ 3 đến 16 USD để truy vấn số lượng email từ 1000 đến 100.000 địa chỉ. Còn với gói miễn phí, bạn chỉ được hỗ trợ xác minh 150 địa chỉ.
MailboxValidator
MailboxValidator hỗ trợ người dùng lọc nhanh danh sách địa chỉ email, xác định tính theo hợp lệ và không hợp lệ. Hệ thống cho phép tải nhanh file danh sách địa chỉ email theo định dạng CSV để phục vụ quá trình sàng lọc.
Giao diện của phần mềm MailboxValidator tương đối đơn giản, dễ thao tác. Độ chính xác trong quá trình lọc đạt 96%. Trong vòng 24 giờ, dùng để hỗ trợ lọc 200.000 địa chỉ email, truy vấn hoạt động theo thời gian thực.
Bên cạnh gói dịch vụ trả phí 19.95 USD / tháng, MailboxValidator cũng hỗ trợ người dùng với miễn phí giới hạn 300 truy vấn trong tháng.
QuickEmailVerifying
QuickEmailVerifying thường xuyên nằm trong top những phần mềm lọc mail tốt nhất. Độ chính xác trong quá trình lọc lên tới 99%. Đặc biệt chỉ trong vòng 3 tiếng, bạn có thể lọc đồng loạt khoảng 200.000 địa chỉ email.
Phần mềm cho phép người dùng kiểm tra tình trạng hoạt động của địa chỉ email theo thời gian thực, hỗ trợ nhiều định dạng file tải lên. Thời gian phản hồi cực nhanh chỉ chưa đến 1 giây.
QuickEmailVerifying cùng tất cả bản dùng thử miễn phí và trả phí. Bản trả phí 4 USD cho phép người dùng xác định 500 email. Trường hợp cần khi vấn nhiều hơn, bạn phải trả khoảng 0.0005 USD cho mỗi địa chỉ email. Gói dùng thử miễn phí sẽ hỗ trợ người dùng khi vấn miễn phí 100 email hàng ngày.
ZeroBounce
ZeroBounce hoạt động như một hệ thống kiểm tra Email hoạt động trực tuyến với khả năng kiểm tra số lượng lớn địa chỉ email đồng thời. Qua phân tích yếu tố nhân khẩu học, địa chỉ IP,.. Từ phía người nhận mail, hệ thống này có khả năng là rà soát hiệu quả địa chỉ email ảo và loại bỏ ra khỏi danh sách.
Nhà phát triển cam kết tỷ lệ lọc chính xác dạt 98.8%. Đồng thời hỗ trợ đa dạng chức năng như phát hiện bẫy spam, bổ sung dữ liệu cần thiết, bổ sung thông tin địa chỉ IP, hỗ trợ đa dạng định dạng tệp.
Trong khoảng thời gian chưa đến 1 giờ đồng hồ, hệ thống sẽ hỗ trợ người dùng xử lý khoảng 100.000 địa chỉ email. Đây là tốc độ xử lý cực kỳ ấn tượng nếu so sánh với các phần mềm lọc mail khác.
ZeroBounce cung cấp hai gói dịch vụ trả phí. Dùng gói 16 USD cho phép xử lý 2.000 email và gói 390 USD hỗ trợ xử lý 100.000 email. Hàng mới đăng ký tài khoản được hỗ trợ xử lý 100 email.
>> Xem thêm: E-commerce – Bước đột phá trong kinh doanh trực tuyến
Xverify
Xverify hoạt động như một hệ thống lọc email thông minh. Đặc biệt đây là một trong những hệ thống phần mềm tiên phong trong ứng dụng xác nhận địa chỉ email. Có cải thiện đáng kể khả năng lọc, phát hiện các email không hợp lệ.
Tính năng tự động sửa lỗi của phần mềm hỗ trợ xác định nhanh 10% email không đủ yêu cầu trong danh sách. Bên cạnh đó cũng phải kể đến tính năng chống gian lận giúp phát hiện nhanh email liên quan đến hoạt động phi pháp.
Sau quá trình lọc bằng Xverify, tỷ lệ gửi mail thành công sẽ lên tới 98%. Người dùng sẽ được hỗ trợ xử lý cùng lúc số lượng lớn như nhau. Mỗi lần xác minh email bằng Xverify, bạn chỉ phải trả chưa tới 0.01 USD.
DataValidation
DataValidation cam kết tỷ lệ gửi mail thành công sau khi lọc lên đến 99%. Phần mềm này hỗ trợ người dùng xác định nhanh email không hợp lệ, tình trạng hoạt động của email theo thời gian thực, tùy chỉnh server trong quá trình kiểm tra email.
Trong vòng 2 tiếng, hệ thống đủ khả năng xử lý 100.000 địa chỉ email theo yêu cầu truy vấn của khách hàng.
Gói trả phí đang được áp dụng dao động từ 7 USD đến 300 USD. Với gói 7 USD, số lượng email truy vấn tương đương 1000 địa chỉ. Còn hủy gói 300.000 USD, hệ thống sẽ hỗ trợ người dùng truy vấn 100.000 địa chỉ email.
Lời kết
Trên đây là góc tổng hợp TOP 6 phần mềm lọc mail tốt nhất 2023. Nếu đang chuẩn bị triển khai chiến dịch email marketing, bạn chắc chắn không thể bỏ qua phần mềm hữu ích này.